Gli archivi degli enti pubblici locali rientrano nei Luoghi della Cultura, così come definiti dal D.Lgs. 42/2004 e,  in quanto tali, sono liberamente accessibili al pubblico secondo le modalità stabilite dalla legge.

La legge prevede tuttavia dei vincoli per la consultazione dei documenti, laddove la loro divulgazione possa in qualche modo generare un pregiudizio al rispetto dei diritti, delle libertà e della dignità delle persone oppure un danno alla sicurezza dello Stato. Gli articoli 122 e 123 del Codice dei Beni Culturali, pongono i seguenti vincoli in base all’età dei documenti:

1. gli atti di carattere riservato relativi alla politica estera dello Stato sono consultabili dopo 50 anni dalla loro data;
2. i documenti inerenti l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale; i documenti contenenti dati genetici e biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica; i documenti relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza sono consultabili dopo 40 anni;
3. i documenti relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona oppure ai rapporti riservati di tipo familiare sono consultabili dopo 70 anni.

Occorre precisare che gli atti rientranti nelle categorie sopra indicate non sono del tutto inaccessibili: al di là di quanto disposto dalla Legge 241/1990 in merito all’accesso agli atti per finalità amministrative, è possibile consultare pratiche di archivio i cui termini di accessibilità non sono ancora decorsi previa acquisizione, da parte della competente Soprintendenza Archivistica, di autorizzazione in deroga, che viene rilasciata in base ad uno specifico progetto di ricerca (storica, giornalistica o statistica). Il richiedente in ogni caso deve garantire il trattamento dei dati in osservanza delle disposizioni contenute nelle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica.

Si segnala inoltre che la richiesta di accesso alle pratiche edilizie per finalità amministrative (es. presentazione di una nuova pratica) avviene tramite il portale impresainungiorno e viene trattata dal settore 3 – Servizi per l’Edilizia e il Territorio secondo le modalità stabilite dalla L. 241/1990 indipendentemente dall’età del fascicolo.